Dajemy z siebie 100 procent, ale czasem obrywamy
W Rejestracji Centrum Medycznego MEDHOUSE Kariną Króliczek rozmawiamy o doświadczeniach w organizacji i prowadzeniu punktu szczepień, sposobach na szybką rejestrację w MEDHOUSE i potrzebach pacjentów.
Sporo pracy w ostatnich miesiącach zajął pani punkt szczepień powszechnych. Czy teraz, patrząc z perspektywy czasu, było to ciekawe doświadczenie? Coś panią zaskoczyło?
Karina Króliczek. W czasach studiów w okresie wakacyjnym zawsze wyjeżdżałam do pracy, nad morze, albo za granicę. Praca na PSP troszkę przypomniała mi te czasy… Oczywiście, Punkt Szczepień Powszechnych był dla mnie naprawdę dużym i ciekawym doświadczenie zawodowym. Codzienna organizacja harmonogramu pracy, zamawianie i dysponowanie szczepionkami, by nic się nie marnowało, a także kwestie bezpieczeństwa nas wszystkich: pacjentów i personelu, na szczęście nie byłam za to wszystko odpowiedzialna sama, na równi z Kasią dbałyśmy o to wszystko i pomagałyśmy sobie wzajemnie. Dodatkowo była to też dobra odskocznia od codziennych obowiązków związanych z pracą w Rejestracji. Zaskoczyła mnie atmosfera jaka tam panowała wśród pracowników, życzliwość, chęć pomocy, każdy garnął się do pracy.
Pozostając w temacie szczepień, jakie dzienne obłożenie mógł zapewnić wodzisławski punkt? Czy nie było problemu z dostępem do szczepionek?
Punkt Szczepień był przygotowany tak naprawdę na dużo dużo większą liczbę pacjentów . Nikt nie wiedział jak się na to przygotować, wiec przygotowaliśmy się na armagedon (uśmiech). W pierwszych dniach obłożenie było ogromne, w późniejszym okresie funkcjonowała 1/3 gabinetów. Liczba otwartych gabinetów była dostosowana do liczby zapisanych pacjentów, my byliśmy przygotowani nawet na uruchomienie 2 zmiany, ale nie było takiej potrzeby. Dostępność szczepionek była odpowiednia, nie mieliśmy żadnych problemów z zamówieniami.
Przejdźmy do pani codziennego pola działania, czyli rejestracji. Zdarza się, że pacjenci muszą poczekać nieco dłużej na linii. Czy rejestrację da się przyśpieszyć? Ile rejestratorek i pracowników telecentrum obecnie rejestruje pacjentów?
Tak, linie telefoniczne w okresie jesienno-zimowym zdecydowanie są bardziej obciążone niż w pozostałym okresie. Dajemy z siebie 100 procent, ale niestety czasem „obrywa się” nam w Rejestracji. Padają zarzuty, że nie odbieramy telefonów, co oczywiście nie jest prawdą, bo telefony są obsługiwane przez cały czas. Kładziemy na to duży nacisk, by wszystkie stanowiska na Call Center były obstawione!
Call Center i Rejestracja to dwa odrębne działy. Znajdują się w tym samym budynku, ale na innych piętrach. Obecnie Call Center obsługują 3 rejestratorki, w związku z poszerzeniem działalności o dodatkową placówkę w Jastrzębiu, którą telefonicznie też obsługujemy, jest uruchamiane dodatkowe stanowisko. Czy rejestracje da się przyspieszyć? Można ominąć czekanie na linii, korzystając z narzędzi internetowych. Można skorzystać z formularza rejestracyjnego, który dostępny jest na naszej stronie internetowej. Zgłoszenie trafia do nas na rejestrację, my staramy się spełnić życzenie Pacjenta.
Czy w takim razie elektroniczne formy rejestracji są równoznaczne z kontaktem telefonicznym?
Każda rejestracja przechodzi przez „nasze ręce”. Jak wspomniałam wcześniej, wszystkie zgłoszenia wpadają do nas. Wszystko zależy od tego, w jakich godzinach mail został wysłany i odczytany. Wiadomo, jeśli w danym momencie mamy dużo pacjentów w rejestracji, to skupiamy się na obsłudze telefonicznej, maile odczytywane są pomiędzy.
Zdarza się, że pacjenci czekają na linii, aby poznać np. kod do recepty. Czy mogą w inny sposób, szybciej otrzymać taki kod?
Najprostszym sposobem na otrzymanie kodu do recepty, czy też skierowania jest posiadanie IKP, czyli Internetowego konta Pacjenta, wtedy kod przychodzi automatycznie. My uruchomiliśmy dodatkową infolinię 32 459 10 17 jest to linia INFORMACYJNA, na której otrzymamy kod do recepty.
Tradycyjnie w wywiadzie otwierającym numer pytamy o pasje i zainteresowania. Co lubi pani robić w wolnym czasie?
Czas wolny uwielbiam spędzać aktywnie w towarzystwie mojej szalonej rodzinki (śmiech). Naszą najbardziej wyczekiwaną destynacją jest nasze polskie morze w okresie jesiennym, bądź wiosennym i zimowym też! Na co dzień większość wolnego czasu pochłaniają „zajęcia dodatkowe” dzieciaków, ale staram się też zadbać o samą siebie. Od niedawna biegam i regularnie ćwiczę, bardzo lubię saunę, ale uwielbiam również rozsiąść się na kanapie pod kocem z moim kotem i zobaczyć dobry film – może to urok obecnej pory roku. Mąż namawia mnie do morsowania, bo on sam morsuje od ponad 10 lat, ale obawiam się, że bez sauny na miejscu chyba się nie skuszę…
Dziękuję za rozmowę!
Dziękuję.
